Meclis, kurul, toplantı, mahkeme müzakereleri sırasında söylenen sözlerin aynen yazıya geçirilmesi ile meydana gelen yazılı belge. Ayrıca bir durumun ve veya olayın nasıl meydana geldiğini tespit edip anlatan, ilgililer tarafından imzalanan belgelere de “tutanak” denir. Eskiden tutanaklara “zabıt” veya “zabıtname” adı verilirdi.

Tutanak, bir tür resmî yazışma örneğidir. Tutanak yazılması için mutlaka bir olumsuzluğun yaşanması gerekmez. Meclis çalışmalarında, mahkemelerde, kurul toplantılarında, kongrelerde, sınavlarda tutanak düzenlenebilir. Resmî ve özel kurumların yöneticileri tarafından yasalara ya da mevzuata aykırı görülen tutum ve davranışlar; tutanak yazma nedeni olabilir. Örneğin tutanak, kamu kurumlarında suç sayılan bir olayın meydana gelmesi sonucunda yazılacağı gibi yerel yönetim görevlilerinin iş yerlerini denetlemeleri sırasında yasa ve mevzuata aykırı tutumların belirlenmesinde de yazılır.

• Tutanak yazısına büyük harflerle “TUTANAK” şeklinde başlık atılarak başlanır.
• Toplantının veya soruşturmanın tarihi, gerekçesi, amacı belirtilir.
• Olay tutanağında olay, oluş sırasına göre bir plan içinde anlatılmalı; kişilerin konuşmaları olduğu gibi yazılmalıdır.
• Tutanak, tutanağı hazırlayan kişi ve görgü tanıkları tarafından imzalanmalıdır.
• Tutanakta kanaat belirtilmez ve bir sonuca varılmaz.
• Tutanakta söylenen sözler eksiksiz yazılmalı, olayla ilgili bilgiler doğru verilmelidir.
• Tutanakta görülen, duyulan ve yapılanlar olduğu gibi; kararlar, kabul edilen şekliyle yazılır; değişiklik yapılmaz.
• “Olay tutanağı”, “toplantı tutanağı”, “ifade alma tutanağı”, “arama tutanağı”, “sınav tutanağı”, “teslim ve tesellüm tutanağı” gibi pek çok tutanak çeşidi vardır.
• Tutanak yasal belge hükmündedir.

Olay Tutanağı

İş kazası, trafik kazası, değişik hizmet ve denetim işlerinde yazılan tutanaklardır. Giriş bölümünde, olayın meydana geldiği yer, tarih, olay saati, olaya karışan kişiler belirtilir. Gelişme bölümünde olayın seyri, sebepleri ve sonuçları olayı yaşayanların ve görgü tanıklarının yani şahitlerin görüşleri alınarak yazılır. Sonuç bölümünde ise kısa bir özetten sonra ne gibi önlemler alınması, çözümler üretilmesi gerektiği konusunda bilgiler eklenir ve tutanak taraflar tarafından imzalanır. Tutanak ilgili makamlara gönderilir, gerekebileceği için birer nüshası düzenleyenler tarafından saklanır.

Toplantı Tutanağı

Kimi resmî kurumların veya tüzel kişilerin yönetim kurullarının yaptıkları toplantılar sonunda aldıkları kararlar, varılan sonuçlar, toplantı yazmanı tarafından tutanağa yazılır. Kurumlardaki olağan toplantılar, belirli takvime göre yapılır. Yeni durumlara veya ihtiyaçlara göre olağanüstü toplantılar yapılır. Kurum başkanı (bölüm) toplantı yapacağı zaman bunu bir yazıyla ilgili kişilere imza karşılığında duyurur. Mazereti sebebiyle toplantıya katılamayacak kişiler, bunu bir dilekçeyle belirtir. Her toplantıdan önce başkan ve yazman seçilir. Toplantı sonunda tutanak yazılır ve katılan kişiler tarafından imzalanır. Gerek duyulursa toplantılarda önceki tutanaklar da gözden geçirilir.

Toplantı tutanağı yazma ilkeleri şunlardır:

• Toplantı tutanağı ya özel olarak hazırlanmış defterlere ya da çizgisiz A4 kâğıdına yazılır.
• Tutanağın sol üst köşesine karar sayısı veya numarası, karar tarihi, toplantının yapıldığı yer ve toplantı saati yazılır
• Tutanağın konusu ana başlık olarak belirtilip toplantı gündemi yazılır.
• Tutanağın ana metni üç ana bölümden meydana gelir:

Giriş: Toplantı başkanının ve oturuma katılanların adları yazılır, katılamayanların ve katılmayanların adları ayrıca belirtilir.
Gelişme: Gündemdeki konular üzerine yapılan tartışmalar özetlenir, alınan kararlar maddeler biçiminde yazılır.
Sonuç: Alınan kararların oy birliği ya da oy çokluğuyla alındığı belirtilir. Üyeler katılmadıkları kararlar için “muhalefet şerhi” koyabilir. Bu durumda katılmadıkları kararların gerekçesini de yazmak zorundadır.

• Toplantı sonunda, karar tutanağı başkan ve toplantıya katılan üyeler tarafından adları ve soyadları yazılarak imzalanır.
• Tutanak ilgili dosyaya konulur veya dolaba konulur.
• Tutanak, fotokopiyle çoğaltılarak her üyeye dağıtılır.

Tutanak Yazma